מהם טפסים מקוונים ואיך אתם כבעלי עסקים תרוויחו מהם?

בעשור האחרון ומאז אישור חוק חתימה אלקטרונית בשנת 2001, החלו עסקים רבים להשתמש במסמכים ובטפסים מקוונים. באופן כללי, טופס מקוון הוא מסמך שהועבר לפורמט דיגיטלי וניתן לשלוח אותו בקלות ובמהירות ללקוחות העסק, לספקים, לעובדי החברה ולשותפים, ולאחר שליחת הטופס ניתן למלא בטופס הדיגיטלי שדות שונים ולהוסיף חתימה מרחוק.

בכתבה זו נסביר מהם טפסים מקוונים המכונים גם טפסים דיגיטליים, כיצד הם יכולים לסייע לבעלי עסקים וחברות בפעילות השוטפת, ומה היתרונות שלהם לבעלי עסקים קטנים, בינוניים וגדולים.
טפסים מקוונים – רקע כללי
בעלי עסקים עובדים עם מגוון רחב של טפסים ומסמכים, ועד לאחרונה רבים מהעסקים עבדו רק עם מסמכים מודפסים והשימוש בניירת המשרדית הלך וגבר, עד שילובם של הטפסים המקוונים והדיגיטליים ששינו את כללי המשחק.

בכל עסק או ארגון מכירים את המונח טופסולוגיה, וברוב העסקים העובדים נדרשו עד לאחרונה למלא טפסים בצורה ידנית ומסורבלת (לדוגמה מילוי ידני של חשבוניות בפנקס מודפס), וכך נגרמו לא פעם טעויות אנוש וגם לא מעט מסמכים אבדו. באמצעות יצירת טופס מקוון בעלי עסקים וחברות פועלים בצורה יעילה וחכמה יותר, ללא צורך בהזנת נתונים בצורה ידנית וללא עיכובים מיותרים בפעילות העסקית השוטפת.
למעשה, הטפסים המקוונים הם מסמכים חכמים המותאמים לצורכי העסק ולשיטת העבודה שלו, ובעזרת מערכת מתקדמת טכנולוגית וידידותית למשתמש העסק מייעל את העבודה, משפר את השירות ללקוחות, חוסך משאבים רבים וזוכה ליתרונות על פני המתחרים.

אילו שימושים עיקריים יש לטפסים המקוונים עבור בעלי עסקים?

כדאי לדעת כי בעלי עסקים עושים שימוש נרחב בטפסים המקוונים, ולמעשה הם יכולים לבצע המרה של כל טופס רגיל למסמך מקוון שניתן לשלוח בדיגיטל. כך לדוגמה, ניתן להעלות מסמכי WORD ו-PDF למערכת טפסים מקוונים ולהמיר את הטופס למסמך מקוון עם שדות למילוי ושדה להוספת חתימה מרחוק. יש אפשרות למתג את הטפסים המקוונים באמצעות המערכת המתקדמת.
השימושים העיקריים של טפסים מקוונים בעסקים הינם:
● טופס 106 מקוון.
● הצהרת בריאות דיגיטלית.
● הזמנות עבודה דיגיטליות.
● תצהירים שונים.
● הסכמי עבודה.
● חוזי שכירות ומכירה למשל בתחום הנדל"ן.
● ייפויי כוח.
● סבבי חתימות.
● הזמנות רכש ומלאי מספקים.
● הצעות מחיר מקוונות.
● טפסים פיננסיים מקוונים כמו טופס 1301 ועוד (רואי חשבון).
● מסמכים משפטיים מקוונים.

מה היתרונות של טפסים מקוונים?

ייעול העבודה – עבודה עם טופס מקוון מייעלת משמעותית את העבודה של בעלי עסקים וחברות, ובעזרת המערכת המתקדמת ניתן ליצור טפסים דיגיטליים מותאמים אישית, לקצר תהליכים, להימנע מטעויות אנוש ועוד.
חיסכון במשאבים וזמן – העבודה עם מסמכים וטפסים מקוונים מסייעת לעסק לחסוך משאבים רבים כמו כוח אדם, זמן עבודה יקר, הוצאות דפוס, ניירת ודיו למדפסת. כאשר עובדים עם מסמכים מקוונים חוסכים זמן יקר וניתן להתמקד בנושאי הליבה של העסק.
שירות חדשני ומתקדם ללקוחות – אחד מהיתרונות המרכזיים לעבודה עם מסמכים וטפסים מקוונים הוא האפשרות לספק שירות מתקדם וחדשני ללקוחות העסק, וזהו יתרון חשוב מאחר שהעסק זוכה ליתרון משמעותי על פני מתחריו. במקום לרדוף אחרי לקוחות ניתן לשלוח אליהם טופס דיגיטלי לחתימה מרחוק, כאשר ניתן לשלוח את המסמכים הדיגיטלי ישירות לנייד של הלקוח, ולאחר מילוי השדות והוספת החתימה מרחוק, מקבלים התראה בזמן אמת וניתן לשמור על הטופס בארכיון.
ארכיון ממוחשב בענן – בעלי עסקים שעובדים עם מערכת טפסים דיגיטליים אינם צריכים להדפיס את המסמכים הרבים מאחר שניתן לשמור אותם בארכיון ממוחשב בענן, ובכל רגע נתון ניתן לשלוף את הטופס הייעודי, ואין צורך להדפיס מסמכים רבים ולתייק אותם בקלסרים.

*תוכן שיווקי